Quando o objetivo é informar assuntos importantes sobre o propósito, a cultura, diretrizes estratégicas e os negócios da organização, os profissionais da área de comunicação interna são requisitados a fim de transmitir essas mensagens de forma a alcançar todos os colaboradores. Mas não podemos esquecer que o ato de comunicar não se resume apenas a transmitir as ideias, ele pressupõe entendimento!
Por isso, mesmo em mensagens que parecem simples de serem comunicadas, é necessário olhar de perto tanto para formato, quanto para a linguagem. Isso porque não basta que seu público receba com a mensagem que você transmitiu, seja através de um e-mail, vídeo, comunicado e etc. O seu interlocutor precisa absorver o conteúdo para que o objetivo da ação seja alcançado, seja ele mudança de comportamento, adesão, motivação, engajamento.
Para isso, de início, é necessário ter clareza sobre quais são os pontos mais importantes a serem abordados. Qual objetivo você quer atingir? Qual o estímulo necessário para alcançar tal objetivo?
Além disso, como já falamos por aqui, é essencial que ocorra uma segmentação de acordo com os diversos perfis de colaboradores que existem na empresa. Não é raro que, ao medir, haja um grupo de funcionários com maior entendimento da mensagem do que outro. E uma das explicações para isso pode ser simples: o conteúdo só estava adequado para certo perfil de público, enquanto as necessidades dos demais foram esquecidas.
Ué, mas eu mandei a mensagem para todos, eles não foram esquecidos!
É aí que voltamos à reflexão: comunicar pressupõe entendimento!
A mesma comunicação para todos, provavelmente, não vai gerar o impacto e entendimento que você pretendia. Para isso, é necessário planejar as mensagens levando em conta as características de cada grupo:
- São mais ou menos escolarizados?
- Qual canal e formato preferem? Textos, vídeos, áudios?
- Estão acostumados com comunicações mais convencionais ou mais fluidas?
Outro erro comum nas comunicações é a utilização de terminologias que não são de conhecimento geral. Elas podem ser estrangeiras, o que compromete a mensagem caso o seu público interno não tenha conhecimento de outras línguas; também podem ser mais técnicas, usadas comumente dentro da comunicação, mas que não são adotados por outros profissionais; e também podem ser termos utilizados por áreas, cargos ou níveis específicos. Em qualquer um dos casos, se você está mandando uma mesma comunicação para todo seu público, a chance de algo se perder pelo caminho é grande: alguém não vai entender o recado!
Em resumo, aqui vão 3 dicas para aumentar as chances de uma comunicação de sucesso!
- Defina o objetivo: É de extrema importância que você tenha clareza do que quer transmitir para que a mensagem principal não se perca: ela deve ser o fio que permeia toda a comunicação. Uma técnica é compartilhar com pessoas próximas – fora do seu contexto – assim é possível validar se o que você queria transmitir realmente foi compreendido pelo seu interlocutor.
- Conheça e segmente o público Para melhorar a compreensão das mensagens é fundamental conhecer o público que deseja alcançar, tendo em vista a diversidade de colaboradores que integram uma empresa. Ainda, adaptar as mensagens aos diferentes perfis é parte essencial para estabelecer o entendimento. Lembre-se sempre: o que é facilmente entendido por um grupo, pode não ser para outro.
- Faça pesquisas regularmente Você só saberá se seu público está entendendo suas mensagens se perguntar ou observar mudança de comportamento (caso esse seja um dos objetivos da sua comunicação). Pensando nisso, realizar pesquisas pode ser uma maneira valiosa para compreender o impacto que suas ações causam no seu interlocutor. Isso permitirá corrigir eventuais falhas econcentrar os recursos naquilo que funciona. Pesquisas não precisam, necessariamente, ser densas e trabalhosas. Investigações de monitoramento podem ser simples e, ainda assim, de muito valor.
No fim das contas, a comunicação só é realmente eficaz quando gera identificação com os colaboradores, levando a uma compreensão da mensagem e um sentimento de pertencimento – “essa comunicação foi pensada para mim”. E, nesse caso, se os funcionários estiverem engajados com as questões internas da empresa é bem provável que o resultado atingido seja o esperado. Além dos canais, campanhas e ações que são desenvolvidas, cuide bem da narrativa. Que ela seja clara, consistente e, principalmente, verdadeira. Confiança é pressuposto para a construção de uma boa reputação.